Senior Executive Assistant (d/w/m)

Art der Anstellung: Festanstellung, unbefristet

Frühestmöglicher Start: ab sofort

Gehaltsrange: 55.000 - 70.000 € (je nach Qualifikation) 

Standort: Harvestehuder Weg 43, 20149 Hamburg

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Wir bei Nelta bieten unseren Kunden ein erstklassiges Leistungsportfolio, bestehend aus innovativen Lösungen sowie integrierten und ganzheitlichen Services. Dabei legen wir ein großes Augenmerk auf unsere Unternehmenswerte – Vision, Verbindlichkeit, Fokus, Transparenz und Respekt – und gestalten danach unseren Alltag!

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Wer wir sind

Nelta ist ein junges und erfolgreiches IT-Beratungshaus mit Kunden aus unterschiedlichen Segmenten der Wirtschaft. Zurzeit sind wir vorwiegend in den Bereichen Automobil, Banken und Finanzen, Logistik und Transport, E-Commerce sowie dem Behördensektor und Gesundheitswesen vertreten. Unsere Expertise erstreckt sich dabei von QA über SAP bis hin zu Salesforce und Softwareentwicklung. Zum jetzigen Zeitpunkt sind wir knapp 70 Kolleginnen und Kollegen, mit Dir und weiteren Talenten wollen wir das Team verstärken um gemeinsam die IT Branche zu erobern!

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Deine Vorteile bei uns

Neben einer selbst bestimmten und agilen Arbeitsweise bieten wir Dir:

• 28 Urlaubstage zum Start (jährliche Staffelung)
• Du gestaltest Deinen Workflow ganz flexibel und individuell, bist aber bereit Dich wichtigen Terminen und Meetings anzupassen.
• Eigener Büroraum mit Alsterblick
• Wellpass Mitgliedschaft mit über 5.140 Sport- und Wellnesseinrichtungen deutschlandweit.
• Lohnoptimierungsbausteine ( Internetzuschuss, Kindergartenzuschuss, etc.) durch unseren Partner Finstein
• Investition in Deine Zukunft durch Sprach- und Persönlichkeitstrainings.
• Auswahl modernster Hardware (MacOS, Linux oder Windows).
• Ein überdurchschnittlich familiäres und freundliches Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Individuelle Einarbeitung (vor Ort) mit eigenem Mentor.
• Ein idyllisches Büro an der Hamburger Alster, damit Du auch in stressigen Phasen zur Ruhe kommen kannst.
• Bei Nelta wird Kommunikation großgeschrieben und kreative Ideen und Lösungsvorschläge sind sehr willkommen und werden mehr als wertgeschätzt.

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Bereit, die rechte Hand unseres CEOs zu sein? Wir suchen eine(n) Executive Assistant. Ein Organisationstalent, das zwischen Kaffeepause und Krisenmanagement jonglieren kann. Wenn du ein Multitasking-Genie bist, den Überblick behältst und gleichzeitig sehr viel Freude darin findest, alles im Griff zu haben, dann schnapp dir deine Tasse Kaffee und bewirb dich bei uns!

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Montag: Du startest den Tag mit zwanzig ungeöffneten E-Mails und fünf G-Chat Nachrichten. Priorisierung ist deine Stärke – du weißt sofort, welche Aufgaben dringend sind. Mit einem Blick auf den Kalender des CEOs erstellst und aktualisierst du die Wochenagenda, koordinierst strategische Meetings und setzt wichtige Deadlines. Gleichzeitig bereitest du die wöchentliche Managementbesprechung vor. Später am Tag jonglierst du mit den Reiseplänen für die bevorstehende Geschäftsreise Deines CEOs am Mittwoch. Du weißt, dass Dein CEO gern früh am Morgen fliegt und berücksichtigst seine Modi bei der Planung.

Dienstag: Du behältst den Überblick über den vollen Terminkalender des CEOs und managst kurzfristig angesetzte Besprechungen mit Leichtigkeit. Anfragen in seinem Namen beantwortest du prompt und pflegst die Kommunikation mit internen und externen Partnern. In einem Projektmeeting nimmst du aktiv teil, führst Protokoll und erkennst Appelle, ohne dass diese aktiv besprochen werden. Du stellst die Verfolgung und Umsetzung der Maßnahmen sicher. Airtable, Salesfore und Atlassian Suite sind dir dabei kein Fremdwort. Am Nachmittag bereitest du eine wichtige Präsentation für das strategische Meeting am Freitag vor.

Mittwoch: Eine unerwartete Wendung - Der CEO muss aufgrund persönlicher Umstände in Deutschland bleiben. Blitzschnell koordinierst du einen neuen Reiseplan. Nebenbei behältst du den Fortschritt laufender Projekte im Auge und arbeitest eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen. Du weißt genau, wie du die richtigen Informationen für den CEO sammelst, um ihn bei einer bevorstehenden Entscheidung optimal zu unterstützen.

Donnerstag: Du organisierst einen internen Workshop, planst die Agenda durchdacht und lädst relevante Teilnehmer ein. Ein Mitarbeiter bittet um ein persönliches Gespräch mit dem CEO, doch du weißt, dass er im Ausland ist. Kurzerhand arrangierst du ein virtuelles Meeting, um sicherzustellen, dass die Anliegen gehört und bearbeitet werden. Dringende Anfragen, die vom CEO weitergeleitet werden, beantwortest du prompt und behältst den weiteren Verlauf verantwortungsbewusst im Auge. Stellvertretend für den CEO hältst du die Stellung und triffst Entscheidungen, basierend auf seine Wertvorstellungen.

Freitag: Du bereitest den Wochenrückblick vor und fasst die erreichten Ziele sowie offenen Aufgaben zusammen. Im strategischen Meeting leitest du die Diskussion, führst Protokoll und sorgst dafür, dass alle Entscheidungen effektiv umgesetzt werden. Der CEO entscheidet sich spontan für eine weitere Geschäftsreise in der kommenden Woche – kein Problem für dich, du beginnst sofort mit der Planung. Dabei vergisst Du nicht, den Terminkalender entsprechend anzupassen. Du priorisierst umgehend, welche persönlichen Termine hierfür eventuell verschoben werden müssen, und kommunizierst dies professionell.

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Was du dafür mitbringst:

• Organisationstalent: Du hast ein ausgeprägtes Talent für Organisation und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Multitasking-Fähigkeiten: Du kannst mühelos zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechseln und hast dabei alles im Griff.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar und professionell mit internen und externen Partnern.
• Flexibilität & Anpassungsfähigkeit: Du reagierst schnell auf Änderungen und passt Pläne entsprechend an.
• Erfahrung & Kenntnisse: Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, vorzugsweise in der IT-Unternehmensberatung, und kennst dich mit Tools wie Airtable, Salesforce und Atlassian Suite aus.
• Proaktivität: Du bist immer einen Schritt voraus, erkennst Appelle, ohne dass diese aktiv besprochen werden, und handelst proaktiv.
• Detailgenauigkeit: Du arbeitest sorgfältig und achtest auf die Details, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
• Verlässlichkeit: Du bist eine vertrauenswürdige rechte Hand des CEOs und stellst sicher, dass alle wichtigen Aufgaben termingerecht erledigt werden.

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Bereit, die rechte Hand unseres CEOs zu sein?

Dann freuen wir uns sehr darauf Dich kennenzulernen! Teil uns am besten gleich mit, wann Du starten könntest und wo Dein Gehaltswunsch liegt. Ein Anschreiben hingegen brauchst Du nicht. Wir tauschen uns mit Dir lieber persönlich bei einem virtuellen Kaffee oder einem Besuch vor Ort in unserer Bürovilla aus.

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Be Nelta. Be more.

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